AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) 

In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft De Soaltkloet’ns een privacyverklaring opgesteld. 

Belangrijkste aspect van de AVG voor De Soaltkloet’ns is dat wij uw toestemming nodig hebben voor het plaatsen van uw gegevens, waaronder foto’s, op de website of andere media. Indien u vragen of opmerkingen heeft over de AVG of onze privacyverklaring, kunt u een bericht sturen naar info@soaltkloetns.nl 

Privacyverklaring De Soaltkloet’ns 

De Soaltkloet’ns hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Soaltkloet’ns houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring; 

• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 

• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 

• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 

• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 

• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren; 

• Een protocol hebben opgesteld hoe om te gaan met een datalek en de meldplicht hiervan. 

De Soaltkloet’ns is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document. 

Verwerking van persoonsgegevens van Leden 

Persoonsgegevens van leden van De Soaltkloet’ns (leden) worden door De Soaltkloet’ns verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• Verwerking van persoonsgegevens van Leden 

• Persoonsgegevens van leden worden door De Soaltkloet’ns verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• Bijhouden ledenadministratie – (enkel beschikbaar voor het bestuur en wordt niet verdeeld onder leden of derden) 

• Contributieheffing 

• Informatieverstrekking middels nieuwsbrieven en uitnodigingen voor bijeenkomsten/ activiteiten 

• Eventuele vergunningsaanvragen  

• Foto’s plaatsen van onze activiteiten op sociale media, als onze website. Bijvoorbeeld www.soaltkloetns.nl en Facebook en Instagram.  

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:  
Grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens van de leden is het lidmaatschap van De Soaltkloet’ns; 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan De Soaltkloet’ns de volgende persoonsgegevens van leden vragen en verwerken: 

• Voornaam; 

• Voorletters; 

• Tussenvoegsel; 

• Achternaam; 

• (Zakelijk) Telefoonnummer; 

• (Zakelijk) E-mailadres; 

• Geslacht*; 

• Geboortedatum*; 

• Adresgegevens*; 

* Deze gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden ten behoeve van administratieve doeleinden. Deze gegevens zijn dan ook niet vindbaar op (het besloten gedeelte van) de website. 

Deze persoonsgegevens wordt door De Soaltkloet’ns opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna 2 jaar nadat het lidmaatschap is geëindigd. Wanneer het lidmaatschap eindigt, zal De Soaltkloet’ns de uittredende leden verzoeken of de vereniging de persoonsgegevens mag bewaren ten behoeve van het archief of het uitnodigen voor evenementen (bijvoorbeeld een lustrum of reünie). 

Tijdens activiteiten van De Soaltkloet’ns kunnen foto’s worden gemaakt voor gebruik op sociale media, de website en in drukwerk. Wie niet zichtbaar wil zijn, kan dit melden via info@soaltkloetns.nl; de betreffende foto wordt dan verwijderd. 

Verstrekking aan derden 

De gegevens die u aan De Soaltkloet’ns geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij onder andere gebruik van een derde partij voor: 

• Het beheer van de website van de vereniging; 

• Het bijhouden van een ledenadministratie en boekhouding. 

De gegevens die u aan De Soaltkloet’ns geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van derden voor het beheer van de website van de vereniging Met deze partijen (verwerkers) sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin afspraken zijn vastgelegd om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Wij zullen de door uw verstrekte gegevens dus niet aan andere partijen, zoals bijvoorbeeld sponsoren, verstrekken, tenzij wij worden verzocht gegevens aan te leveren op grond van een wettelijke verplichting en wij op grond van die wettelijke verplichting deze gegevens mogen en moeten verstrekken. 

Binnen de EU 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. 
 
Minderjarigen 

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. 

Bewaartermijn 

De Soaltkloet’ns bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 

Beveiliging 

De Soaltkloet’ns heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; 

• Alle personen die namens De Soaltkloet’ns van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. 

• De Soaltkloet’ns hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen zoals e-Boekhouden.nl; 

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Ook deze back-ups zijn voorzien van beveiliging; 

• De (beveiligings)software en anti-virus programma’s op voornoemde systemen worden automatisch geüpdate. 

• Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Protocol Meldplicht Datalekken 

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties die een ernstig datalek hebben, dit direct moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In sommige gevallen moeten zij dit tevens melden aan de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt. Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dit de bedoeling is van deze organisatie. 

De AVG stelt strenge eisen aan de registratie van de datalekken in een organisatie. Organisaties moet alle datalekken documenteren. Met deze documentatie moet de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen controleren of zij aan de meldplicht hebben voldaan. Of een datalek gemeld moet worden is afhankelijk van de (potentiële) impact van het datalek op de bescherming van persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het Protocol Melden Datalek. 

Rechten omtrent uw gegevens 

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. 

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. 

Vragen 

Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op. 

Contactgegevens 

p/a Topaasstraat 39 

7548 CK Boekelo 

Secretariaat: info@soaltkloetns.nl